Poskytování zpětné vazby se nesmí uspěchat. Proto je důležité, abyste si v první řadě vymezili na setkání s vybraným zaměstnancem, nebo kolegou, dostatek času. Zároveň se zamyslete také nad vhodným místem poskytování zpětné vazby, kde budete mít soukromí a budete se cítit příjemně. Pozvat si podřízeného tzv. na kobereček, nebo mu sdělit zpětnou vazbu před ostatními, není příliš vhodné.
Před poskytováním zpětné vazby zaměstnancům si ujasněte, jaké informace chcete druhé straně sdělit a proč. Možná si říkáte, že to není potřeba, ale předem vymezený cíl vašeho setkání vám pomůže hovořit jasně a k věci. Vyhnete se tak zbytečným odbočkám k jiným tématům, např. dřívějším prohřeškům. Díky stanovení konkrétního cíle při poskytování zpětné vazby si můžete zároveň snadno a rychle ověřit, nakolik zpětná vazba naplnila svůj účel.
Důležité je mluvit citlivě a k věci při poskytování zpětné vazby
Zpětnou vazbu je třeba v každém případě předávat citlivě – tak, aby druhá strana neměla pocit, že se jedná o osobní útok či příliš subjektivní hodnocení. Z tohoto důvodu je vhodné, abyste už na začátku setkání zjistili, jaký názor na probíranou situaci, nebo chování, má samotný zaměstnanec.
Myslete na to, že vaše sdělení by nemělo působit jako absolutní pravda. Dejte proto najevo, že se jedná o váš osobní pohled na věc a vyhněte se zobecňování. Mluvte konkrétně a jasně. V rámci zpětné vazby rozhodně nemá smysl naznačovat či opisovat – to vám nezaručí, že druhá strana pochopí, jak a kde se zlepšit. Vyhněte se také přímé kritice daného člověka – to není vaším cílem. Naopak se vyjadřujte ke konkrétnímu chování (např. ,,Nelíbí se mi, že před pacienty mluvíte vulgárně,” namísto ,,Jste vulgární!”).
Nepoužívejte slovíčko ,,ale”
Pokud se ve zpětné vazbě věnujete jak pozitivním, tak negativním záležitostem, je důležité vyhnout se slovu ,,ale”. Přestože se jedná o detail, může toto slůvko zcela popřít předchozí sdělení, třeba pochvalu.
Myslete také na to, že i když jste se při předávání zpětné vazby v pozici vedoucího, je důležité, aby se druhá strana cítila bezpečně a měla dostatek prostoru k promyšlení a vyhodnocení. Průběžně si tedy otázkami ověřujte, že vám zaměstnanec rozumí a chápe, že se nejedná o bezpředmětnou kritiku, ale příležitost, jak se zlepšit.
Snažte se najít společné řešení
V neposlední řadě si dejte pozor, abyste druhou stranu nezahltili. Držte se proto vždy několika aktuálním bodům. Při kritice je také vhodné poskytnout podporu a pokusit se najít možné společné řešení (např. „Svou odbornou práci vykonáváte výborně a sám vás jako odborníka doporučuji dále. Nicméně je potřeba zlepšit komunikaci s pacienty a více je zapojovat do léčebného plánu – co s tím můžeme udělat?“).
Ochota vymezit si čas na zpětnou vazbu je skvělou investicí do budoucna. Má potenciál průběžně zlepšovat vztahy na pracovišti, stejně jako motivaci a výkon vašich zaměstnanců. Je proto dobré její přínos nepodcenit a využít jej naplno.